宛名、挨拶

Contents はじめに さまざまな英語の句読点 おわりに はじめに 英語で句読点のことをpunctuationと言います。 日本語にはなく、英語に特有な句読点（punctuation）があるので、 どのように使えばいいのか悩まれる方も多いのではないでしょうか。 しかし、英語のライティングをする際にはそれらを正しく使いこなすことが必要になってきます。 たとえ単語や文法が正しくても、句読点の使い方を間違えてしまうとライティングが台無しになってしまいます。 今回は英語の句読点の基本的な使い方についておさらいしてみましょう。   さまざまな英語の句読点 「.」ピリオド 日本語の句点「。」と同じで、ピリオドは文の終わりを意味します。 英語では「full stop（完全なストップ）」と言うこともあります。 話し言葉で「Period!」ということがありますが、それは「はい、おしまい！」という意味です。 ・略語の後ろにつける際にも使う 言葉を省略する際に、略語の後ろにピリオドをつけます。 例： Mrs. （ミセス） Dr. （ドクター） No. （ナンバー） Mt. （マウント、～山） Dec. （ディセンバー、１２月） Etc. （エトセトラ、等々） 「,」カンマ カンマは、使い方によって意味が変わってしまうこともあるので、重要な句読点と言えます。 例： Let’s eat, grandma! （おばあちゃん、食べようよ！） Let’s eat grandma! （おばあちゃんを食べよう！） 日本語の「、」と似ていますが、英語ではもっと多彩な使い方をします。 カンマは文章を読みやすくする役割があるのですが、英語では曖昧に使うということではなく、 ある程度決まったルールが存在します。 10以上のルールが存在する奥が深い「カンマ」ですが、ここでは頻繁に目にする主なルールを見ていきましょう。 ・３つ以上のものを列記するときに使う 例： I like apples, bananas, and oranges. ・２つの文をand、but、orなどでつなげるときに使う 例： I baked some cookies for Susan, but she only ate one. ・IfやWhenなどを主節より前に置くときに使う 例： If you will do your homework, the teacher will be happy. ・補足表現を挿入するときに使う 例： The dog, which was very hungry, ate all the sandwich on the table. ・日付や年号を表記するときに使う 例： On December 4, 2022, I celebrated my 50th birthday. 「:」コロン 日本人にはあまり馴染みはないですが、英語ではよく目にする句読点です。 ・最も多い使い方として、前の文章の内容を捕捉する使い方があります。 コロンの前と後の文が、内容的にイコールになり、「それは・つまり・すなわち」でつなげる文になります。 ただし、コロンの前に来る文章は、独立した完全な文章でなければなりません。 My grandmother gave me good advice: make new friends and keep the old. ・例を挙げるとき、リストアップするときに使う These were the things that he gave me: vegetables, fruit, bottles of milk, bread and paper towels. ・引用文の前に使う This was a phrase said by Anne Frank: “Whoever is happy will make others happy too.” 「;」セミコロン コロンと同様、日本人には馴染みが薄いですが、英語ではよく目にする句読点です。 正確に使いこなすには難易度が高い句読点なので、使い方に迷ったら使用を避けて、新しく文を作るのが無難でしょう。 コロンとセミコロンの違いが分からず、混同されている方も多いのではないでしょうか？実はそれはネイティブでも同じことです。 ・接続詞の代わりに文と文をつなぐ 文と文を繋ぐ役割は、コロンと同じですが、コロンは前後の文が内容的にイコールなのに対して、 セミコロンは前から後ろに時間・内容の流れで繋ぐニュアンスになります。 口語なら、接続語に “and / but / so ” などを使って、前後の文を繋げます。 下記例文を参照して、そのニュアンスをつかんでみてくださいね。 例： We set out at dawn; the weather looked promising. I bought a new car; it’s bright blue. ・具体的なリストを列記する際に使う 例： The conference was attended by delegates from Paris, France; Paris, Texas; London, UK; Stockholm, Sweden; Colombo, Sri Lanka; and Mumbai, India. It’s as easy as a,b,c; 1,2,3; doe, rae, mi. 「’」アポストロフィ アポストロフィはそこに文字が省略されていることを示したり、所有を表したりします。 ・省略形のときに使う 「I am」＝「I’m」や「do not」＝「don’t」などの省略形の場合に使います。 英語では頻繁に出てくるパターンです。単語間のスペースは不要なので、スペースはつめましょう。 ・誰か（名前）の所有を表すときに使う 「誰々の～」と所有を表現する場合に使います。この場合は、名前と「s」の間にアポストロフィを入れます。 例： John’s bag（ジョンのバック） 複数の人物の所有を表すときには、単語の最後(sの後ろ)にアポストロフィを持ってきます。 例： I went to my parents’ house.（両親の家） 例： She wasn’t able to remember the students’ names.（生徒たちの名前、複数） 「” ”」クオテーションマーク クオテーションマークは日本語の引用符（「　」）と同じで、人の発言を引用する際や、特定の作品名を表記する際などに使います。 ・自分も含めて誰かが発言した言葉を1字1句違わずに引用する場合に、直接話法のケースで使う 例： She said, “I want to go to the movies.”（彼女は、「私は映画に行きたい」と言いました。） ・本、小説、詩、記事などの作品のタイトルを表記する場合に使う 例： I read the new book, “The Last Adventure.”（私は新刊の本『The Last Adventure』を読んだ。） 「-」ハイフン ハイフンはダッシュと間違えやすいので、その違いをおさらいしましょう。 ダッシュはハイフンよりも長く、エンダッシュ (–) とエムダッシュ (—)の２種類があります。 ハイフン（-）は複数の単語を結合するために使用されるものです。 ダッシュは、強調・説明したり、導入部や結論であることを示したりするために使用され、ダッシュで囲まれた部分に注意してもらうためにつけられます。 要するに、補足的で重要ではないことに使うパレンセシス（ ）の反対の使い方をします。 ・2つ以上の単語をつなぐ場合によく使われます。その際、単語の間にスペースは必要ありません。 例： well-known（有名な） 6-year-old child（6歳の子供） all-you-can-eat（食べ放題） mother-in-law（義理の母親） sixty-four （64） ex-girlfriend（元彼女） 「…」エリプシス ピリオドが3つある表記で、日本語では「三点リーダー」と言われるものです。英語では「ellipses」と言います。基本的に前後に1つずつスペースを入れます。 ・丸々文章を省略、または一部を省略する場合に使う 例： Thoreau notes: “I learned ... that if one advances confidently in the direction of his dreams, ... he will meet with ... success. ... He will put some things behind, will pass an invisible boundary. ... In proportion as he simplifies his life, the laws of the universe will appear less complex....” ・くだけた文章でのエリプシスは、話者の思考がそれたり、躊躇したりする様子を表す 例： If only he would … oh, it doesn’t matter anymore. I didn’t really … well, what I mean … see, the thing is … I didn’t like it. 「( )」ブラケッツ（括弧） 括弧は日本語と同じように、基本的には補足説明をするための句読点です。 括弧の部分を取り除いても、文の意味が通るようでなければなりません。 英語の括弧には4種類ありますので、ひとつずつ簡単におさらいしましょう。 ・Parentheses ( ) 必須ではない情報で、関連しているがそれなしでも文章の意味が成立する場合に付け足す 例： Last week she visited Tochigi (her hometown). ・Square brackets [ ] 括弧の中に括弧を使用したい際に使う 例： (The “Enter” button is located on the right side of the keyboard [see the picture on page. 8]) ・Curly brackets { } 数式やコンピューターのプログラムを表記する際に使ったり、並列の単語を並べたりするときに使う ・Angle brackets <> Curly brackets と同様に、数式やコンピューターのプログラムで使ったり、二重にして > quotation mark と同じように使ったりする   おわりに 句読点は、私たちの考えを整理し、伝えたいことが伝わりやすくすることを可能にしてくれるツールです。 文の内容を正しく書くことができたとしても、句読点なしでは文の区切りや文を正しく分割することができなくなります。 句読点の役割が、文を読みやすくするということはどの国の言語でも同様です。 英語でも、句読点が表す意味を理解することで、リーディング力が自然と高まります。また、ライティング時も相手に正確に英文の内容を伝えることができます。 英語の句読点を使う際に間違えやすい注意点として、句読点の前後のスペースの有無があります。 前後の単語にくっつけるもの、スペースを空けるもの、などそれぞれスペースの使い方を間違えないように特に注意しましょう。 英語の句読点を使いこなすのは、英語が得意な人でもなかなか難しいことです。 英語の句読点は奥が深いからこそ、上手に使いこなせると良い印象を持たれるのも事実です。 今回は、英語の句読点を覚えるための基本的な知識をおさらいしました。

Contents はじめに ビジネス英語メールの署名の基本 日本と違う点について 署名の各項目の書き方 署名のテンプレート NGな署名とは 署名の注意点 終わりに はじめに 英語メールを書く際に、署名（差出人情報）の書き方で悩んだことはないでしょうか？ ビジネス英語メールでは、末尾に書く署名には差出人の基本情報を伝える役割があり、 署名を書くことはマナーとして欠かすことのできないものです。 日本語と英語とでは署名の書き方は異なります。 英語メールの署名には一定のルールがあり、書くべき項目とその順番は決まっています。 この記事では、ビジネス英語メールの署名のルールや、実際に使えるテンプレートをご紹介します。   ビジネス英語メールの署名の基本 ビジネスメールにおいて、署名は名刺と同じ役割を持ちます。 署名に書くべきことは、名刺に記載されているのと同じになります。 署名によって、面識のない相手に自分のプロフィールが伝えられることは便利ですし、相手の信頼を得ることもできます。 たとえ面識のある相手でも、メールに署名がないのは失礼にあたる上、相手に余計な手間をとらせてしまうこともあるので気を付けましょう。 署名を添えることは、相手への気配りにもつながります。 相手から見て、メールの送り主がどこにある、どんな会社の、どの部署の人なのかがすぐに分かることが、署名の役割です。 その前提をもとに、英語で署名を書く基本事項について解説します。 ＜署名に必要な記載事項＞ 1 名前 2 役職・部門 3 会社名 4 会社の住所 5 Eメールアドレス 6 電話番号 7 ファックス 8 会社のwebサイト 9 会社のロゴ 10 お知らせ 以上の１０項目となります。順番もこのように決まっています。 この全ての項目を入れている人もいれば、役職や会社のロゴは入れずに、必要最低限の署名を使っている人もいます。 情報をたくさん盛り込むか、必要最低限にするかは自由ですが、情報は多い方が、相手に自分について知ってもらいやすくなります。 ——————————————————— Taro Yamada Manager, Sales Department ABC Co., Ltd. 123-4-5 Kita-Shinjuku, Shinjuku-ku, Tokyo 123-4567 E-mail: taro.yamada@abc.com Tel: +81-3-1234-5678 Fax: +81-3-2345-6789 URL: http://www.abccorporation.com ——————————————————–   日本と違う点について 日本語の署名と比べると、日本語では「会社名」「役職・部門」「名前」と、 会社名のような全体的な情報から個人情報へと書いていくのに対し、 英語では「名前」「役職・部門」「会社名」と、個人情報から全体情報へと書いていきます。 なぜこのような違いになったのかについては、文化的な背景（個人と組織の関係性の違い）が挙げられるかもしれません。 日本では「どこの社員か」ということがより重要な情報であり、欧米では組織よりも個人に焦点が当てられています。 住所の書き方でも、日本は大きな区分から小さな区分へ書いていくのに対し、欧米では番地などの小さな区分から大きな区分へと表記します。 個を意識する欧米と、集団や組織での調和を重んじる日本の文化的な背景の違いが、署名にも表れていると言えます。 文化の違いがあることに注意して、英語の署名を整えていきましょう。   署名の各項目の書き方 １） 名前 英語で名前を書くときには、名（ファーストネーム）を先に、姓（ラストネーム）を後に置くのが国際的なスタンダードです。 しかし、近年では自国の文化を大切にすることも尊重されているので、日本人の名前を英語でも姓・名の順で書くことも増えてきました。 その場合、どちらが姓か、はっきりと分かるようにするために、「SUZUKI, Taro」というように姓を大文字にしてカンマを打つと、 どちらが姓で名か、理解してもらえます。さらに、海外の人たちにとって、日本人の名前から男女の区別をつけることは難しいので、 名前の後ろに「(Mr.)」や「(Ms.)」をつけると、相手がメールを書く際に「Dear Mr.~」と迷わずに敬称を付けられるため、敬称も記載しておくと親切です。 ＜例＞ Taro Suzuki (Mr.) SUZUKI, Taro (Mr.) ２）役職 名前の次に、役職と所属部署を記載します。短ければ１行で表記してもOKです。 役職がない場合には「Staff」や「Member」などと書くこともありますが、何も書かなくても構いません。 一般的には「Taro Suzuki, Sales Manager」のようにカンマで区切ったり、改行して下に書いたりします。 以下のよく使われる役職名・部署名を参考にして下さい。 役職の英語表記は会社によって異なる場合があるので、正式な英語表記については会社に確認しましょう。 ＜役職名＞ 社長 President 副社長 Executive Vice President / Senior Vice President 最高経営責任者 CEO 取締役会長 Chairperson 代表取締役 Representative Director 専務取締役 Senior Managing Director / Executive Managing Director / Senior Executive Director 常務取締役 Managing Director / Junior Managing Director 社外取締役 Outside Director 取締役・役員 Director 相談役 Senior Adviser / Executive Adviser 部長 General Manager / Chief Director 課長 Manager / Section Chief 役員 Director / Member of the Board / Executive Officer 支社長 General Manager / Vice President 支店長 Branch Chief / Branch Manager / Branch Office Manager / Office Manager 本部長 Chief of Headquarters / General Manager / Division Director 部長 General Manager / Manager 次長 Assistant General Manager / Deputy Manager 課長 Section Chief / Section Head / Section Manager / Manager 課長代理 Assistant Section Chief / Deputy Manager / Acting Manager 室長 Chief / Director / Head of Section 課長 Section Chief / Section Head / Section Manager / Manager 課長代理 Assistant Section Chief / Deputy Manager / Acting Manager 室長 Chief / Director / Head of Section 係長 Section Head / Unit Head / Section Chief / Deputy Manager 主任 Supervisor / Chief / Head / Assistant Manager 役職のない一般社員 Member 派遣社員 Temporary Employee 見習い・研修生 Trainee インターン・助手 Intern ３）部署名 役職の次に所属部署を記載します。一般的に英語で「部」は「Division」、「課」は「Department」、「室」は 「Office」と呼ぶことが多いです。所属部署を表すには次のような英語表記を参考にして下さい。 同じ部署を指す英語表現が複数あったり、所属部署の英語表記は会社によって異なったりする場合があるので、正式な英語表記については会社に確認しましょう。 ＜部署名＞ 営業部 Sales Department 営業企画部 Sales Planning Department 総務部 General Affairs Department 企画部 Planning Department 宣伝部 Advertising Department 経理部 Accounting Department 法務部 Legal Department 秘書課 Secretary Department 人事課 Human Resources Department 財務部 Finance Department マーケティング部 Marketing Department 広報部 Public Relations Department 購買部 Purchasing Department 開発部 Research and Development Department 技術部 Engineering Department 品質管理部 Quality Control Department 製造部 Production Department 顧客サービス部 Customer Service Department 海外事業部 Overseas Department ４）会社名 英語での会社名の表記方法については、株式会社の場合は「Co., Ltd.」を使います。これはCompany Limited の略です。 これをさらに略して「Ltd.」とする場合もあります。 「Co., Ltd.」は日本の株式会社でよく使われている表現で、アメリカやイギリスでは「Ltd.」がよく使われます。 ＜「Co., Ltd.」の表記上の注意＞ ・ 「Co」の後にピリオド「.」とカンマ「,」を入れる。 ・ 「Co.,」の後に半角スペースを入れる。 ・ 「Ltd」の後にピリオド「.」を入れる。 登記済み法人の場合、「Inc.」または「Corp.」を使います。それぞれ、「Incorporated」「Corporation」の略です。 「Inc.」はイギリスでよく使われ、「Corp.」はアメリカと日本でよく使われる表記です。 使い方としては「ABC Co., Ltd.」のように、先に会社名を書きます。 会社名は固有名詞なので、英語表記をどのようにするかは会社が決めるものです。 会社の英語表記は正式に決まっていることが多いので、迷ったらホームページを見たり、会社に確認したりして正式な表記を使うようにしましょう。 ５）会社所在地 日本語で住所は、全体の大きなくくりから小さなくくりの順に書きますが、 英語での住所の書き方はその逆で、建物名、番地、市区町村、都道府県、郵便番号、国の順に書きます。 ＜例＞ 日本語：〒123-4567東京都品川区東品川1-11-11 英語：1-11-11, Higashi-shinagawa Shinagawa-ku, Tokyo,123-4567, Japan 地名は基本的にローマ字の表記で問題ないですが、英語で書いても構いません。 例：Naka Ward, Yokohama City, Kanagawa Prefecture（神奈川県横浜市中区） 所在地を英語で表現する際は、下記の英単語を参考にしてみてください。 都 metropolitan area 県（道・府） prefecture 市 city 町 town 村 village 区 ward 北海道を除き、東京都の「都」や埼玉県の「県」は省略してTokyoやSaitamaなどと記載しても問題ありません。 ＜英語で住所を書く際の注意点＞ ・ 各表記の間にカンマ「,」を入れる ・ 「〒」マークはつけない ・ 建物の階数を表すときは「5F」（意味：5階）などと記載する ・ 部屋番号は「#502」（意味：502号室）などと記載する ６）Eメールアドレス メールアドレスを記載する際には、「E-mail: taro.suzuki@abc-trading.co.jp」のように表記します。 英語では「mail」と書くと「郵便物」の意味になってしまい、電子メールを意味しませんので、必ず「E-mail」「Email」「e-mail」などの表記を使うようにしましょう。 ７）電話番号、FAX 電話番号を書く行には、会社の電話番号とファックス番号を併記するか、 あるいはFAX番号を省いてしまって会社の電話番号のみを記載しても構いません。 FAXは海外ではあまり使われていないので、省略することも多いです。 Eメールアドレスの記載順は電話番号・FAX番号と前後しても問題ありません。電話、FAX、メールの順に並べてもよいでしょう。 電話番号を記載する際の表記は 「Tel:」、FAX番号は「FAX:」 にします。 英語でビジネスメールを送る際は、国外の相手へ連絡する場面が想定されます。 電話番号は国際電話をかける場面を前提に記載しましょう。 海外の人へ向けて電話番号を記載するときは、国際番号を必ず書くようにします。 日本の国際番号は81なので、次のように記載します。 ＜例＞ +81-3-123-4567（電話番号が 03-123-4567 の場合） +81-90-1234-5678（電話番号が 090-1234-5678 の場合） 国際番号をつけるときは、市外局番の「0」を除き、「+81」のように先頭にプラスを付けて記載します。 この「+」は、「国際電話をかける際に利用する通話サービスを指定できる入力箇所」であることを示します。 + 記号があることで「国際電話番号です」と明示する役割があるので、記載しておいた方が親切でしょう。 上記の例では、東京の市外局番である「03」から「0」が省かれています。 FAXの記載方法も電話番号と同じく、市外局番の「0」を除いて国際番号から記載します。 ＜内線番号を書く場合＞ 内線番号を使用している会社は少なくありませんが、署名欄に内線番号も併記しておくと、 やりとりがスムーズになることも多いです。 英語で内線番号を意味する「Extention」の略の「ex.」を使って、次のように記載しましょう。 ＜例＞　Tel: +81-3-1234-5678 (ex. 234) ８）会社のWebサイト 会社のホームページは、「URL:」「Website:」「Webpage:」のように書きます。 英語では、自社のウェブサイトのことを「Home page」とは言いません。 日本語の「ホームページ」は、英語ではWebサイトのトップページを指す言葉なので、「Home page」ではなく「Website」「Webpage」と書きましょう。 ９）会社のロゴ 日本ではあまり馴染みがないかもしれませんが、海外では署名に会社のロゴを入れる会社が増えてきています。 このスタイルは現在、海外ではよく使われていて、スタンダードになりつつあります。 必須ではありませんが、会社のロゴがもしあれば、データを入手し、署名に入れてみましょう。 良い意味で相手に印象付けることができます。 一般的なロゴの付け方としては、署名欄に画像を添付することです。 その際に注意しなくてはならないのは、使用する画像はHTMLファイルでなくてはなりません。 その他の画像ファイルではロゴを付けることはできないので気を付けましょう。 １０）お知らせ 署名の最後にはお知らせを書くこともできます。 夏季や冬季の長期休暇の連絡、オフィス移転の予定、新しい支社の立ち上げ、 新サービスのローンチなどを控えているときには、署名の末尾に情報を記載しましょう。 ＜例＞ 2023 Winter Shutdown Notice: ABC Co., Ltd. Will be closed from December 27, 2023 to January 4, 2024. Please plan accordingly. （冬季休暇のお知らせ：ABC株式会社は2023年の12月23日から2024年の1月4日まで休暇をいただきます。ご了承ください。）   署名のテンプレート 英語メールですぐに使える署名のテンプレートを以下に2パターンご紹介します。 （「情報をすべて記載する署名」と「シンプルな署名」です。 コピペで一部修正すればすぐに使うことができます。このテンプレートは、以下の情報の日本人の署名です。 ＜元データ＞ 名前： 山田太郎 役職： 課長 部署： 営業部 会社名： ABC貿易株式会社 会社所在地： 東京都中央区八重洲１－2－3 メールアドレス： kenta.sato@asia-trading.com 電話番号・FAX番号： 03-1111-1234/03-2222-1234 Webサイト： https://asia-trading.co.jp お知らせ： 弊社は冬季休暇のため、2023年12月28日から2024年1月3日まで休業致します。 緊急の際には090-1234-5678までお電話いただきますよう、お願い致します。 ＜情報をすべて記載する署名のテンプレート＞ Taro Yamada / Manager Sales Department / ABC Trading Co., Ltd. Address: 101 Yaesu Building, 1-2-3 Yaesu, Chuo-ku, Tokyo, Japan E-mail: taro.yamada@abc-trading.co.jp Tel/Fax: 03-1111-1234/03-2222-1234 Website: https://abc-trading.co.jp Please be informed that our office will be closed for the New Years holiday from 28th December, 2023 to 3rd January 2024. If you have any urgent matter, please call +81-90-1234-5678. ＜シンプルな署名のテンプレート＞ Taro Yamada Sales Department / ABC Trading Co., Ltd. Address: 101 Yaesu Building, 1-2-3 Yaesu, Chuo-ku, Tokyo, Japan E-mail: taro.yamada@abc-trading.co.jp Tel/Fax: 03-1111-1234/03-2222-1234 Website: https://abc-trading.co.jp   NGな署名とは 「♪」「★」などの装飾を含んだ署名はビジネスには不向きです。 ビジネスメールは明確で簡潔な内容が好まれるので、署名もシンプルなものが望ましいです。 装飾は印象がマイナスになることはあっても、プラスになることはありません。 派手に飾り立てていると、常識を疑われてしまいますし、会社のイメージにも影響します。 真面目な話題もキラキラした署名によって説得力を失うかもしれません。 署名のデザインやレイアウトは余計な装飾はせず、シンプルなものを心がけましょう。   署名の注意点 署名に関して、次のことに注意しましょう。 ・記載すべき情報が変わったら忘れずに署名を変更する 所属部署や会社住所、お知らせなどの情報が変わったら、必ず署名を修正しましょう。 誤った署名の情報を送り続けていると、相手から「頼りない人」と思われて信頼を失うこともあります。 ビジネスに支障が出ないよう、署名の内容はよく確認するようにしましょう。 ・署名の文字化けやデザインずれがないか確認する 会社のロゴなどを署名に挿入する場合は、文字化けやデザインずれがないかどうか注意しましょう。 署名がうまく表示されていないこともあります。 文字化けやデザインずれは非常に印象が悪く、相手に不信感を持たれてしまいます。 送信前に表示のされ方を確認しましょう。   終わりに 以上で解説してきたように、英語の署名には書き方のルールがあります。 英語と日本語では、書く項目の順序が逆になり、正しい会社名の表記などにも注意が必要です。 これを意識して、ルールにしたがって書けば問題ありません。ビジネスメールにおいて重要なのは、効率的で確実に情報を伝達することです。 ビジネスメールでは先人が洗練させてきた「型」がすでに確立されているので、その「型」を守ることで、ビジネスを円滑に進めることができます。 英語メールのルールとマナーを押さえて、相手に失礼のない署名の記載を心がけましょう。

Contents はじめに 件名の役割 件名を書くときのポイント 書いてはいけないNG件名 件名を書く際の工夫・テクニック 良い件名の例 終わりに はじめに 英語メールを送るとき、どんな件名にしたらよいか、悩んだことはありませんか。メールを受信したとき、 最初に目にするのは送信者の名前（アドレス）と「件名」です。 多くの人は、忙しい日常の中で、件名を見てそのメールを読む、後回しにする、削除する、などの判断をしています。 なかには不要なセールスメールや迷惑メールなどもあり、メールを開かずに削除することもあります。 受信トレイに未開封のメールがたくさん残っていることはよくあることですが、相手がメールを開くかどうかは件名の書き方に左右されます。 それゆえ、相手が内容を読みたくなるような件名にして相手の関心をひかなくてはなりません。 このように英語メールにおいて、読んでもらえる件名を書くことはとても重要で、コツが必要です。 そこで、効果的な正しい件名の書き方を知り、ビジネスを円滑に進められるようにしましょう。 この記事では、効果的な件名の書き方についてご紹介します。   件名の役割 相手がメールの重要度を認識して確実に開いて読んでくれるように、件名は慎重に書く必要があります。 ある調査によると、用件の分からない件名は「不快に感じたメール」の上位にランクインしています。 件名の役割とは、メールの用件を受信者に伝えることです。そのため、件名からある程度、メールの内容が推測できるようなものでなくてはなりません。 メールの件名は、業務の効率化のために非常に重要です。 過去のメールを送信者で検索して件名がズラリと出てきたときに、曖昧な件名がついていると、すべて開封しなくてはならなくなります。 それではあまりにも効率が悪く、相手の貴重な時間を無駄にしてしまいます。 逆に、一目で内容が分かる件名がついていると、探しているメールが見つけやすいのです。 メールに適切な件名がついていると、管理がしやすく、業務が効率よく進められます。 それから、ひとつのメールにはひとつの用件のみ書くことが望ましいです。 複数の用件がある際には、違うメールに別の件名をつけて送るのが望ましいでしょう。   件名を書くときのポイント ・メールの内容を具体的、論理的、明確に伝える 忙しい相手にメールを開いて読んでもらうためには、内容が一目で分かる件名にしなくてはなりません。 せっかくメールを書いても、相手に開いてもらえなかったら意味がないので、相手が件名から内容の察しがつくように、 具体的に、論理的に、明確に書くようにすると、相手はそのメールが重要だと認識し、相手の行動を促すことができます。 ・先頭に一番重要なキーワードを持ってくる 件名の先頭の単語ほど目につきやすいため、件名が長くなるときには、重要なキーワードはできるだけ件名の先頭に配置するようにします。 語数だけでなく、語順にまで配慮できると理想的な件名になるでしょう。 英語は本来、重要な単語ほど先頭に来る構造の言語なので、慣れてくるとこれも上手く出来るようになります。 ・長すぎないようにする 件名には、メールの内容を「簡潔」に「明瞭」に書くことが重要です。パッと見てその内容が分かるようでなければなりません。 件名は、単語数で6~8語程度で書くのが一番望ましいです。 長すぎる件名は、要領を得ないものになってしまう上、受信トレイの画面で全文が表示されないこともあります。 相手がメールをスマホなどでチェックしている可能性がある場合には特に、重要な単語はなるべく件名の先頭に持ってくるなどの工夫をすると、見落としがないでしょう。 ・短すぎないこと 件名が短すぎてもいくつかの弊害が生じます。 3~4語以下の件名では、メールの内容が十分に伝わらない可能性があります。 また、抽象的な件名は、スパムメールと間違われてしまうこともあります （スパムメールは、相手の情報が何も分からないので、抽象的な件名にせざるを得ません。） メールの件名が具体的であるほど、信頼性が高まり、相手にメールの重要性を認識してもらいやすくなります。 件名には多少の情報は盛り込み、最小限の単語で表現しましょう。   書いてはいけないNG件名 ・件名を空欄にして送るのは、もってのほか 件名が空欄のメールは、スパムメールと判断されてしまうこともあります。 あるいはそうでなくても、重要なメールだと認識されず、開いてもらえないこともあるでしょう。 件名を空欄にして送るのはビジネスではマナー違反で、相手に失礼にあたります。 ・短すぎる、または長すぎる件名 １単語だけの件名はスパムメールと誤解されやすいです。 短すぎる件名や長すぎる件名は、用件が伝わりにくいので、6～8単語程度を目安に短すぎず長すぎない件名にしましょう。 ・件名があいさつの言葉 「Hello」「Nice to meet you」「How are you?」などのあいさつの件名もスパムメールと間違われるので、避けましょう。 たとえ差出人からスパムメールではないと判断しても、あいさつの件名は重要なメールではないと判断されてしまうのでおすすめできません。 あいさつは、本文で書けばよいことなので、件名に書く必要のないことは書かないようにしましょう。 件名はメールの目的を伝えるためのものですので、必要のない単語は省きます。 ・全て太文字や大文字の件名 全て太文字や大文字の件名は、読みにくく、威圧的で相手にプレッシャーを与える表現です。 相手に対して失礼で感じが悪いとされているので、使わないようにしましょう。 また、全て太文字や大文字の件名は、スパムメールと誤解されることもあります。 近年では企業でIT教育が行われ、怪しいと思ったらメールを開かないよう指導されているケースもあります。 太字や大文字を使うのではなく、「Urgent」「Important」を先頭につけるようにしましょう。 件名で大文字にするのは先頭の文字だけか、各単語の頭文字だけにします。 ・「！」や記号、絵文字などを使った件名 相手の注意を引くために「！」や無意味な記号をたくさん使うのは避けましょう。 ビジネスでは、絵文字や「！」の使い過ぎはあまり良い印象を与えません。 また、パソコンの絵文字や記号は文字化けすることもあるため、件名に使うのは避けた方が無難です。 記号や絵文字を使う際には、自分の品位を損なわないよう、メールの本文で上手に使いましょう。 さらに、文化によっては記号や絵文字に対する反応が違うこともあるので、注意が必要です。 ・抽象的な件名 「Reference」「Notice」などのように漠然とした件名は、スパムメールと間違われたり、重要ではないとみなされたりすることが多いです。 何についてのメールなのか、内容を推測できるような具体性を出しましょう。 ・件名に文章を書く 件名に本文で書くような文章を書いてはいけません。 例えば、「Could you make sure…」「Will you do…」「Would you like to…」などです。 件名からメールの内容が分かりづらく、良い印象を与えないので気を付けましょう。 ＜NGな件名の例＞ Congratulations! Hello Information Urgent Please read Thank you Question Call me! Good news For your information Notification How are you? Hello, I have a question. Order   件名を書く際の工夫・テクニック ・差出人名を件名に入れる 件名がどうしても抽象的にならざるを得ない場合には、自分の名前や会社名を件名に入れることもできます。 こうすることにより、件名が具体性を増し、スパムと間違われることはない上、用件もだいたい察しがつきます。 相手がメールボックス内で検索をかけたときも見つけやすくなるでしょう。 ＜例＞ Request for appointment - Taro Yamada, ABC Corporation ・緊急のメールの場合 相手に早急に何かをしてほしい場合の緊急のメールでは、件名の先頭に「Urgent」と書きます（重要な場合は「Important」）。 また、いつまでに行動してほしいか、件名に期限も書いておくと、より効果的です。 件名欄の日付は目立つので、相手の注意を喚起することができます。 期限が明確に書かれている件名のメールには、返信率が高いという調査結果もあります。 ＜例＞ Urgent: signing of contract necessary by May 5, 2023 Urgent: Reply by Monday – Questionnaire about Marketing ・返信が必要な場合は件名に書くと効果的 相手に返信してほしいときは、件名に「Please reply」「Reply by（日付）」などと書くことで、相手の注意を引くことができます。 逆に返信が不要な場合には、「No response needed」を使います。 ・略語を使う 件名ではできるだけ単語数を少なくするために、略語を使うことも効果的です。次のような略語を使うことができます。 EOM (End of Message) 連絡内容が件名内で完結する際には、最後にEOMと書くと相手にも分かります。 ＜例＞ Could you please send me the invoice? Thanks! EOM NRN (No Reply Needed) 返信する必要がないときに使います。 ＜例＞ Mr. Smith would like you to call him NRN NFA (No Further Action) 相手に連絡したいだけで、相手は特に何も対応をする必要がない際に使います。 ＜例＞ Ms. Tanaka will arrive at 2 pm NFA FYI (For Your Information) 参考として何か情報を提供する際に使います。 ＜例＞ Data on last month’s sales report FYI   良い件名の例 参考として、良い件名の例をご紹介します。これらに上記の説明であったような具体性を持たせる単語をうまく組み込んで、分かりやすい件名を作りましょう。 Inquiry about the sales report Job Inquiry – Taro Tanaka Error in Invoice No. 365 Request for the Estimate Order Confirmation on No. TR196 Inquiring about your consultation service Invitation to the President’s Farewell Party Phone Call Request Congratulation on your Promotion Requesting new product idea – Due November 27 Thank you for your visit on February 23. Thank you – Sales Manager Interview Question about the Conference on October 3rd これらの件名は、見ただけでメールの内容がだいたい想像できます。 このように内容の想像がつく件名がビジネスでは必要とされます。 たくさんのメールを毎日受信する多くの人は、開くメールの優先順位をつけなければならないので、 特に重要だったり急いでほしかったりするメールの場合には、相手にもそれが伝わるような件名にしなくてはなりません。   終わりに メールの件名には、メールの内容を相手に理解してもらうという重要な役割があります。 簡潔にまとめなくてはなりませんが、単純すぎるとスパムメールと間違われてしまう恐れがあるので、 具体的な情報も盛り込む必要があるのです。件名からメールの内容がある程度分かるようにすることで、 重要なメールだと相手に認識してもらいやすくなります。 また、メールの件名を書くときは、相手の便利さに配慮し、相手の仕事の効率化を助けることも大切です。 昨今では様々なコミュニケーションツールがあり、件名のないメッセージのやり取りをすることも多くなりましたが、 ビジネスではメールの件名を書くことは基本的なマナーなので忘れないようにしましょう。 効果的な件名を書くように心がけて、ビジネスをスムーズに進めたいものですね。